Co obsahuje dokumentace BOZP? Přehled toho nejdůležitějšího

Dokumentace BOZP je jedním z notorických „strašáků“ každého podnikatele. Nejen, že se jedná o poměrně administrativně náročnou aktivitu, která pochopitelně nikdy není zcela „hotová“, ale ještě se v ní pro většinu z nás ukrývá spousta nástrah, za které může oblastní inspektorát bezpečnosti práce nebo úřad práce udělit nemalé pokuty. V následujícím článku se podíváme na pár základních rad a tipů, jak takovou dokumentaci vést, aniž byste se museli bát případných postihů ze strany úřadů. Pravděpodobně se asi nestane, že byste se po předčtení jednoho textu stali odborníky na bezpečnost práce, nicméně i pár rad může být sem tam nápomocných. Pro ty, kdo se o dokumentaci BOZP chtějí dozvědět něco více, přinášíme podrobnější přehled o každé části dokumentace. Nezapomínejme, že BOZP je velmi často spojena s dokumentací PO. Té se ale budeme věnovat v dalším článku.

Co to vůbec je dokumentace BOZP

Člověku, který se s problematikou BOZP nikdy nesetkal, pojem dokumentace BOZP asi nic moc neřekne. Pravděpodobně si pod tímto představí souhrn neurčitých předpisů, které jsou potřeba zpracovat ze zákona, ale už nebude vědět, o jaké dokumenty se jedná. Někteří lidé si pod pojmem dokumentace BOZP dokonce představují jen dokumenty, které jsou spojené se školením zaměstnanců - tedy certifikáty a osnovy školení. Proto jsme tu my, abychom vše srozumitelně a jednoduše osvětlili.

V žádném zákonu ani předpisu doslovný termín „dokumentace BOZP“ nenajdete, nicméně se jedná o obecně zavedený pojem, který zjednodušuje pojmenování všech dokumentů, které jsou spojené s bezpečností a ochrannou zdraví při práci na konkrétním pracovišti. Dokumentace BOZP tedy představuje souhrn dokumentů, které jsou vždy zpracovány na míru organizaci, dle konkrétních podmínek na pracovišti a dle činností, které se na pracovišti vyskytují. Reflektuje organizační strukturu společnosti, pracovní postupy, péče o zaměstnance a zejména řízení rizika vč. opatření.

Proč se musí dokumentace BOZP zpracovávat

Někteří zaměstnavatelé by mohli namítat, že řádnou dokumentaci nepotřebují a že se v podstatě jedná o „nesmyslnou věc“, která jen zdržuje od práce. Chyba! Je potřeba si uvědomit, že jako zaměstnavatel máte za své zaměstnance odpovědnost a tak musíte vynaložit veškeré potřebné úsilí k zajištění bezpečného pracovního prostředí. Pokud si i tak myslíte, že jste přeci všem zaměstnancům stokrát říkali, že nemají dělat to či ono, že si musí dávat pozor na některé pracovní postupy, že mají řídit auto bezpečně a jezdit pomalu, tak jste na nejlepší cestě k průšvihu. Věci řečené nejsou věci psané, a pokud se zaměstnanci stane například pracovní úraz, vy (zaměstnavatel) budete muset dokázat, že jste zaměstnance dostatečně seznámil s riziky, byť na první pohled, naprosto jasnými. Zde více než jinde platí „co je psáno, to je dáno“. Pokud nemáte dostatek důkazů k vaší obhajobě, zaplatíte.

Co musí obsahovat dokumentace BOZP

Je důležité vědět, co všechno má dokumentace BOZP obsahovat a být si vědomi skutečnosti, že všechny tyto záležitosti spolu přímo souvisí. Jelikož se každá dokumentace zpracovává na míru společnosti, nemůžeme vyjmenovat její přesný obsah, můžeme ale uvést nejčastější dokumenty, které by měli být součástí dokumentace. V dokumentaci BOZP tak obvykle najdete následující části:

Dokumenty o vyhledávání a eliminaci rizik – Tyto dokumenty popisují metodu, jak budete ve vaší společnosti vyhledávat a odstraňovat případná zdravotní a bezpečnostní rizika. Registr rizik včetně opatření nemá statickou podobu, ale je nezbytné jej trvale a pravidelně aktualizovat, dle současného stavu na pracovišti. V této části je dobré také zdokumentovat vaše pracovní postupy, které doporučujeme pravidelně opakovat. Analýza rizik by měla být doplněna o dokument, který podle § 101 odst. 3 262/2006 Sb. Zákoníku práce, slouží pro vzájemné seznámení se s riziky vícero zhotovitelů na jednom pracovišti. Tato vzájemná dohoda mezi zaměstnavateli musí mít písemný charakter. Analýza rizik (někdy také nazývána jako „Registr rizik“) je jedním z nejdůležitějších dokumentů celé dokumentace a není radno ji podceňovat. Prakticky si nejedná o nic složitého na zpracování, jen musíte vědět, jak na to.

Dokumentace kategorizace prací – Jak jsme psali výše, vše souvisí se vším, proto celá dokumentace BOZP také vychází z reality vašeho pracoviště. Dle zákona o ochraně veřejného zdraví je nutné rozdělit všechny jednotlivé práce ve vaší společnosti do 4 různých kategorií podle náročnosti a omezení pro jednotlivé pracovníky (např. určité práce nemohou vykonávat těhotné ženy, či osoby s chronickými zdravotními obtížemi). Kategorizace prací je řešena v součinnosti s krajskou hygienickou stanicí, které se zařazení oznamuje. Při ztížených pracovních podmínkách se kategorizace prací doplňuje o dílčí měření škodlivého zdroje. Dokument o zařazení prací do kategorií je také velmi často kontrolován inspektorátem bezpečnosti práce.

Pracovnělékařská péče – Každý zaměstnavatel musí uzavřít smlouvu o poskytování lékařských služeb s registrujícím lékařem a následně musí zaměstnance poučit, jaké prohlídky a jaká případná očkování by měli podstoupit. S tím také souvisí výše zmíněné kategorie prací, jelikož některé specifické kategorie vyžadují pravidelné prohlídky a posouzení způsobilosti zaměstnanců. U kategorie č. 1 je akceptováno, aby zaměstnance vyšetřil jeho „obvodní“ doktor a nemusí tak navíc chodit na vyšetření k „závodnímu“ / „firemnímu“ lékaři. U vyšších kategorií tato výjimka neplatí. Součástí pracovnělékařských služeb je zpracování dokumentace, pravidelné vyšetření zaměstnanců a pravidelná kontrola pracovišť.

Dokumentace a evidence pracovních úrazů a nemocí z povolání – Zjednodušeně řečeno je pracovní úraz každý takový úraz, který se zaměstnanci stane během výkonu pracovní činnosti nebo v souvislosti s ní. Každý zaměstnavatel má za své zaměstnance odpovědnost a tak je nezbytné veškeré pracovní úrazy řádně zaznamenat a vyšetřit. Pokud se v rámci šetření prokáže, že se jedná o pracovní úraz, je nezbytné o úrazu sepsat záznam o úrazu a úraz nahlásit na příslušné instituce. Každý úraz, byť je zanedbatelný, musí být také zaznamenán do knihy úrazů. Každý zaměstnanec je pro případné úrazy zaměstnavatelem pojištěn a tak má nárok na náhradu škody – odškodné.

Traumatologický plán a plán první pomoci – Každý zaměstnavatel musí podle zákona přijmout taková opatření, aby zjednodušil organizaci a řízení krizových situací, jakými jsou např. havárie, požáry, výbuchy a jiné mimořádné události. Při zpracování by měl spolupracovat s poskytovatelem pracovnělékařské péče, který by měl mít dohled nad vhodným zajištěním první pomoci. Součástí traumatologického plánu jsou důležitá telefonní čísla; informace o umístění lékárničky; kontakt na osobu, která má na starosti výměnu léků po době exspirace nebo také pokyny jak se zachovat při poskytování první pomoci v konkrétních situacích. Bližší podmínky pro poskytování OOPP stanoví nařízení vlády 495/2001 Sb., kterým se stanoví rozsah a bližší podmínky poskytování osobních ochranných pracovních prostředků, mycích, čistících a dezinfekčních prostředků a NV č. 361/2007 Sb., kterým se stanoví podmínky ochrany zdraví při práci, v platném znění.

Dokumentace k OOPP - Zaměstnavatel je § 104 odst. 5 Zákoníku práce povinen zajistit zaměstnancům vhodné osobní ochranné pracovní pomůcky (zkráceně „OOPP“), a to zejména v případech, kdy nedokáže kolektivním zajištěním nebo organizací práce eliminovat riziko na pracovišti. Většinou se jedná o doplňky k oděvu, nositelné doplňky pro ochranu očí, sluchu, dechu či jiných částí těla, případně prostředky bránící pádu osob do hloubky. Zaměstnavatel musí sám vyhodnotit rizika konkrétní práce a tomu přizpůsobit i vhodné OOPP. Mezi OOPP také řadíme například mycí a dezinfekční prostředky či ochranné nápoje. Všechny OOPP přiděluje zaměstnavatel bezplatně a prokazatelně oproti podpisu zaměstnance. Zaměstnanec je povinen OOPP řádně udržovat, aby nedošlo k jejich předčasnému znehodnocení. Dokumentace je většinou tvořena ze Směrnice pro poskytování OOPP a ochranných nápojů a příloh, jakými jsou Tabulka pro vyhodnocení rizik pro výběr a použití ochranných prostředku a Evidenční list vydaných osobních ochranných pracovních prostředků.

Pravidelné revize strojů, zařízení, skladů, regálů aj. – Veškeré prvky na pracovišti, které mohou znamenat potenciální riziko pro zaměstnance, podléhají pravidlům pravidelné revize. Revize se obyčejně skládá z fyzické kontroly, vyzkoušení a zdokumentování aktuálního stavu. Nejčastěji se zapomíná například na pravidelné revize regálů ve skladu nebo skříní s těžšími předměty. Ty by se měly pravidelně kontrolovat a měl by být zapisován jejich technický stav a evidovány případné opravy. Existují zákonné, normové či jiné předpisy, ze kterých vyplývá, že je potřeba provádět revize elektrických spotřebičů, elektrických instalací, hromosvodů, plynových kotelen, tlakových nádob, spalinových cest a komínů, nízkotlakých kotelen apod. Stejně tak je potřeba pravidelně kontrolovat a evidovat osobní ochranné pracovní prostředky, a to vždy ve lhůtách specifikovaných výrobcem.

Provozní dokumentace - musí být přítomna u všech strojů a krom návodu k použití musí obsahovat i minimální lhůty na pravidelný servis. Tuto lhůtu může specifikovat i interní firemní předpis, pokud toto neobsahuje jiná firemní dokumentace. Minimální zákonem daná lhůta pro takovou revizi je obyčejně stanovena na 12 měsíců. Mějte na mysli, že ke každému stroji a zařízení, které máte na pracovišti a používají je zaměstnanci k pracovní náplni, musíte mít aktuální návod na obsluhu. Nemusí se vždy jednat o mnoha stránkový manuál, nicméně je potřeba popsat alespoň minimální základní prvky na bezpečný provoz.

Školení zaměstnanců v BOZP – Důležitá povinnost a velmi často zásadní bod případných kontrol. Každý zaměstnanec musí být poučen určenou osobou o bezpečnosti na pracovišti a bezpečném plnění jeho pracovních úkolů ve vztahu k použitým technologiím, strojům či jinému zařízení. O tomto školení je potřeba vést evidenci včetně kopie osnov takového školení a výsledků přezkoušení zaměstnanců z daných pravidel. Právě poslední bod bývá nejčastějším místem kontrol inspektorátu bezpečnosti práce, protože protokol o přezkoušení je stejně důležitý jako školení samotné. Školení musí proběhnout v den nástupu na pracovní pozici a dále pak opakovaně, dle charakteru pracovního prostředí. Přestože zákon nezná konkrétní pojmenování školení, obyčejně se na trhu setkáte s pojmy jako je „školení BOZP“, „školení PO“, „školení řidičů“, „školení první pomoci“, „školení na práce ve výškách“ apod. Formu a obsah školení vždy určuje zaměstnavatel. Dokumentace ke školení se nejčastěji skládá z osnov, prezenčních listin, tematického plánu a závěrečného přezkoušení.

Seznámení zaměstnanců s dokumentací

Když už máte dokumentaci řádně a kompletně zpracovanou, nezapomeňte na jednu velmi důležitou věc, ve které zaměstnavatelé často chybují. Zajistěte, aby se každý zaměstnanec s dokumentací BOZP prokazatelně seznámil. Seznámení by mělo proběhnout v rámci školení, aby se zaměstnanci mohli zeptat na případné dotazy, u složitějších dokumentací je pak vhodné poskytnout zaměstnanci dokumentaci v elektronické podobě k prostudování. Někteří zaměstnavatelé řeší seznámení tím, že uloží dokumentaci na interní server, kam mají zaměstnanci přístup nebo odkazem z online školení. To je sice fajn, ale jen do té doby, než musíte prokazatelně doložit, že se zaměstnanec s dokumentací seznámil. Když nemáte důkaz, jste v koncích. Proto je ideální, když má zaměstnanec přístup do dokumentace v rámci online školení, kde musí navíc elektronicky i písemně potvrdit, že se s dokumentací seznámil.

Jak by měla správná dokumentace BOZP vypadat

Tak jako v životě, je i při zpracování dokumentace lepší, držet se hesla „všeho s mírou“. Ať už si necháváte dokumentaci zpracovat externím dodavatelem či si ji zpracováváte sami, žádný zaměstnanec ani zaměstnavatel nebude šťastný, když dokumentace bude mít tolik listů, jako rozšířené vydání Cirkusu Humberto. Ani zde neplatí čím více, tím lépe. Jde hlavně o to, aby dokumentace byla funkční, odpovídala konkrétnímu provozu a byla užitečná.

Ani zbytečně zjednodušená a obecná dokumentace není to správné řešení. Je potřeba si uvědomit, že v případném sporu musíte jako zaměstnavatel prokázat svoji nevinu a předložit důkazy o tom, že jste pro konkrétní situaci měl přesné instrukce.

A také forma a vzhled dokumentace jsou důležité. I kniha se vám čte lépe, když je srozumitelná a napsaná tak nějak „česky“. Obyčejně si zpracovatelé pletou texty s právním dokumentem, plným odborných termínů se složitým slovosledem, který umí číst jen pár vyvolených, ale určitě se nebude dobře číst běžnému zaměstnanci. Tož logicky vyvolává ve čtenáři nechuť k četbě a tak se smysl mine účinkem.

I grafika zpracování hraje nezanedbatelnou roli. Jistě uznáte, že se lépe vyznáte v šanonu, který má jasné rozdělení dokumentů do oddílů, než v šanonu, kde je vše „naházeno“ v jedné hromadě. Ideálně by každý šanon s dokumentací BOZP měl být doplněn o příslušné kontakty na helplinku pro případ krize, odkaz na elektronickou verzi, obsah dokumentace, návod na používání dokumentace a záznamy o aktualizacích.

Jak zpracovat dokumentaci BOZP

Způsoby jak mít jistotu, že se vám vše povede bez problému zvládnout, abyste uspěli i při případné kontrole ze strany úřadů je několik, ale v zásadě je můžeme rozdělit do dvou skupin.

První takovou skupinou je řešení problematiky BOZP pomocí vlastních kapacit dané společnosti. Zákon to dovoluje aniž byste museli mít jakékoliv osvědčení či certifikace. Podmínkou je, že máte organizaci do 25 zaměstnanců a jste obdařeni dostatečnými znalostmi a zkušenostmi. Nad 26 zaměstnanců již potřebujete osobu, která má certifikaci „odborně způsobilé osoby v prevenci rizik“, a která vám dokumentaci zpracuje. Případně může být sám zaměstnavatel odborně způsobilou osobou v prevenci rizik. V organizaci nad 500 zaměstnanců prevenci rizik již provádí jedna či více samostatných osob odborně způsobilých.

Druhou možností je tuto povinnost outsourcovat a nechat si zpracovat a pravidelně doplňovat dokumentaci BOZP prostřednictvím specializované společnosti, která se zabývá problematikou BOZP. Naše společnost CRDR s.r.o. patří k předním dodavatelům služeb BOZP na území ČR a tak mezi našimi klienty najdete jak malé firmy, tak i velké nadnárodní organizace. Pro svou práci používáme nejmodernější informační systémy, přičemž konkrétně pro vedení dokumentace aplikaci BOZP-SYSTEM. Prostřednictvím tohoto systému pravidelně hlídáme a aktualizujeme veškeré nezbytné informace k vedení BOZP dokumentace v každé společnosti, takže si můžete být jisti, že vaše dokumentace je vždy plně aktuální a splňuje všechny zákonem dané náležitosti.

Přestože je na trhu mnoho fyzických či právnických odborně způsobilých osob, jen pár větších společností si může dovolit investovat velké finanční prostředky do vlastních systémů či do výroby vlastních produktů pro zajišťování komplexních služeb BOZP. Proto mezi našimi produkty krom softwarů a aplikací najdete například na zakázku vyrobené šanony, bezpečnostní značení, lékárničky a jiné.

Pro nadnárodní korporace, které zaměstnávají anglicky mluvící zaměstnance, zajišťujeme také zpracování dokumentace BOZP v anglickém jazyce. Anglické termíny z oblasti BOZP nejsou nijak snadné a běžná překladatelská agentura způsobí v překladu mnohdy hodně nesrovnalostí. My máme své vyzkoušené odborníky, kteří se v anglické BOZP terminologii velmi dobře vyznají.

Oslovte nás a budete mile překvapeni

Chcete mít dokumentaci zpracovanou profesionálně, přehledně, jednoduše a přitom ji mít pěkně graficky propracovanou? Oslovte nás s poptávkou a my vám obratem pošleme nabídku s překvapivě rozumnou cenou. Vždyť je tak snadné, zbavit se starostí kolem BOZP.

Ing. Martin Šimek
jednatel CRDR s.r.o.