Realizujete ve vaší organizaci audity BOZP, ale máte dojem, že jsou stále stejné, nepřináší nic nového nebo neposkytují příležitosti ke zlepšení? Zkrátka nefungují tak, jak mají, protože je pravděpodobně neděláte tak, jak byste měli. Třeba vám tento článek otevře oči. Přečtěte si nejčastější důvody, proč tomu tak může být.
Audit BOZP je jedním z pilířů systému managementu. Ten představuje souhrn organizačních struktur, rolí a odpovědností, procesů a plánů pro dosažení cíle. Normy systému managementu pokrývají mnoho témat, včetně kvality, životního prostředí, bezpečnosti informací nebo bezpečnosti a ochrany zdraví při práci.
Úlohou auditu je shromažďovat a vyhodnocovat důkazy o tom, že systém managementu funguje podle očekávání, a že poskytuje dostatek příležitostí ke zlepšení současného stavu. Akreditační audity BOZP provádí externí specialisté, aby ověřili, že organizace splňuje konkrétní normu, jako je např. mezinárodní norma OHSAS 18001 nebo ČSN ISO 45001: Systémy managementu bezpečnosti a ochrany zdraví při práci. Interní audity BOZP jsou však zásadní, ať už organizace usiluje o externí akreditaci či nikoliv.
Zde je šest nejčastějších důvodů, proč audity BOZP ve vaší organizaci selhávají a několik rad, co s tím můžete udělat. S velkou pravděpodobností:
Pokud pro audit nemáte dostatek kvalifikovaných lidských zdrojů, s velkou pravděpodobností vyhazujete peníze z okna. Nezkušený auditor často identifikuje aktivity, které ničím nepřispívají k bezpečnosti, nebo chyby, které se neustále opakují, protože je nikdo nikdy nehledal. Takový problém můžete vyřešit dobrým plánováním. Zaměřte proto váš audit zpočátku na oblasti, kde můžete nejvíce získat. Mohou to být např. úkoly s vyšším rizikem nebo místa, kde dochází k vyššímu než průměrnému počtu incidentů. Pokud jsou audity zařazeny v pracovním plánu, bude snazší vyjednat potřebné zdroje.
Ujistěte se také, že máte správné auditorské nástroje. Procházení po provozu s tužkou a šanonem může váš audit zbytečně zkomplikovat a prodražit. Naopak použití sofistikovaného softwarového řešení, které vám umožní přidávat fotografie, dokumenty a zvukové záznamy do každého auditního nálezu, zkrátí čas strávený vykazováním výsledků. Podívejte se např. na BOZP-SYSTEM, který má mimo jiné podpůrné nástroje pro shromažďování dat určených pro audit bezpečnosti a ochrany zdraví při práci.
Tip pro vás: Audit bezpečnosti práce (BOZP). Příprava, postupy a tipy pro realizaci
Interní audity jsou někdy delegovány na mladší a zároveň méně zkušené zaměstnance, protože jsou levnější a je to považováno za užitečný způsob, jak se mohou dozvědět více o organizaci. Zatímco stínování auditora může být vynikající způsob učení, nový zaměstnanec v organizaci si nemusí být jistý, co má vlastně hledat nebo na co se konkrétně zaměřit - např.: Používá se žebřík správným způsobem? Je vybraný ochranný prostředek tím správným pro danou práci?
Zajistěte, aby lidé, kteří realizují audit, měli odpovídající vzdělání a školení, které jim pomůže pochopit účel a cíl auditu. V některých případech lze pro řízení bezpečnostních inspekcí použít specializovaný software, případně checklist, který je jakýmsi pomocníkem, jež poskytuje podpůrné otázky, takže auditor může porovnat to, co vidí, s tím, co by měl vidět.
Pokud chcete z auditu dostat maximum, vyhledejte externistu - profesionála v tomto oboru a nespoléhejte na vlastní zaměstnance, kteří mohou někdy trpět tzv. profesní slepotou.
Pravděpodobně jednou z nejdůležitějších dovedností auditora je schopnost vést pohovory. Efektivní tazatel může prostřednictvím rozhovorů získat značné množství informací, čímž může snížit počet dokumentů, které je třeba kontrolovat. První volbou pro auditora je tedy někdo, kdo umí klást zkoumavé otevřené otázky a je zároveň dobrým posluchačem. Efektivní auditor musí mít také zkušenosti s auditorskými technikami, jako je stanovení priorit, vzorkování a sledování auditní stopy. Vyškolený a zkušený auditor dokáže upřednostnit činnosti, které je třeba během auditu uskutečnit. Musí si uvědomit, že množství času, který je k dispozici k provedení auditu, je většinou striktně omezené, a poté určit nejdůležitější osoby a segmenty, které je třeba zkontrolovat.
Aby se stal auditor dobrým a efektivním auditorem, musí mít určité vlastnosti a dovednosti. Jednou z nejdůležitější vlastností je bezesporu objektivita. Té lze dosáhnout využitím pracovníků z jiných procesů v zařízení, které není zahrnuto do aktuálního auditu, případně z jiných podniků nebo pomocí externích konzultantů. Dokonce i auditoři třetích stran však nemusí být zcela objektivní.
Pokud je auditor osobou, která kontrolní systém přímo vytvořila, těžko bude hledat nějaké chyby. Oproti tomu externí auditoři mohou být objektivnější a nezávislejší, ale mohou zároveň trpět tím, že nerozumí organizačnímu kontextu a jsou zaujatí snahou vyhovět zákazníkovi.
Celá řada podniků považuje za úspěšný přístup použití manažerů z jiného oddělení nebo pobočky. Pravděpodobně budou rozumět kontextu a sdílet stejný záměr a cíl, přičemž si zachovají objektivitu, protože tím není ohrožena jejich práce. Další výhody vznikají, když si jednotlivá oddělení během auditu vyměňují zkušenosti a osvědčené postupy a ty aplikují z jedné oblasti na druhou.
Zaměstnanci využívaní jako auditoři z jiných procesů nebo jiných poboček nemusí být nezávislí kvůli strukturám maticových výkazů nebo protože vědí, že pokud zajdou příliš hluboko, dostane se jim stejného zacházení, jako když zaměstnanci z auditovaného procesu přijdou auditovat jejich proces. Firemní auditoři, kromě své typické pověsti, se mohou stát zaujatými, pokud rutinně kontrolují dokola stejné procesy. Auditor může být považován za nekompetentního, pokud zjistí něco, co předchozí audit provedený stejnou osobou zjištěn nebyl. Externí konzultanti se také mohou stát zaujatými, a to zejména v případě, pokud auditují stejná zařízení. Na druhou stranu znalost může být užitečná i pro auditora. Má-li znalosti o konkrétním procesu, může být podstatně efektivnější. Ty nejlepší auditorské programy kriticky přezkoumávají složení auditorského týmu, aby bylo zajištěno, že existuje rovnováha mezi objektivitou a znalostmi.
Výsledkem každého auditu by měla být určitá zjištění a doporučení. Auditor by si měl vést poznámky, které dokumentují výsledky pohovorů, přezkoumávají a testují realizovaný auditorský program. Tyto poznámky jsou nezbytné pro sdělení zjištění. Zjištění by měla být sdělována pravidelně během auditu (ideálně denně), aby byl personál připraven na závěrečnou zprávu a byla všem umožněna včasná zpětná vazba. Nejlepší je, když mezi auditorským týmem a personálem existuje shoda ohledně zjištění auditu. Nakonec by auditoři měli oznámit, jaká jsou opravdová zjištění.
Efektivní sdělování zjištění vyžaduje, aby nálezy byly formulovány tak, že budou sdělovány skutečné problémy. Buďte proto velmi konkrétní. Všechny nálezy musí být dostatečně podrobné, aby byly pochopeny problémy a mohla se všechna doporučení spolehlivě implementovat a zároveň ověřit, čímž dojde k uzavření. O nálezech, které jsou vágní nebo které nelze uzavřít, není potřeba psát.
Některé společnosti také chtějí, aby auditorský tým ke každému zjištění napsal nějaké doporučení. Toto je dvousečný meč. Umožňuje vypracovat akční plán v souladu s vizí auditorského týmu o tom, co je třeba udělat pro nápravu zjištění, ale může vytvořit situaci, při které může dojít k rozhodnutí pro lepší nebo nákladově výhodnější řešení. Musí se proto věnovat více času vysvětlování a dokumentování svých důvodů, proč nepoužít doporučení auditorského týmu v dokumentu použitém k uzavření auditu.
Audity jsou často vnímány tak, že by měly poskytnout ujištění, že je vše v pořádku, takže od auditorů se očekává, že přijdou s příznivým zjištěním. To je však špatně. Potřebujete auditora, který zneklidní při úsudku, že je vše v naprostém pořádku. Tak tomu ale ve skutečnosti není nikdy. Chcete přece, aby hledal příležitosti ke zlepšení.
Pokud jsou výsledky auditu vždy pozitivní, buďte skeptičtí. Auditoři nedělají svou práci dobře, pokud neidentifikují oblasti pro zlepšení. Nestranný audit je ten, který předloží nepopiratelné důkazy, jako jsou fotografie nebezpečného zařízení a pracoviště, kopie servisních záznamů nebo údaje z monitorovacích zařízení, jako např. teplota nebo pH.
Provedení auditu a vykazování zjištění je ta snadná část. Potíž začíná většinou v návaznosti na zjištění a provádění nápravných opatření. Nemá smysl provádět audit, pokud nedojde k adekvátnímu sledování a uzavření zjištění auditu nebo pokud se kontrolované zařízení nepokusí určit hlavní příčinu nálezu. Bez pochopení toho, co skutečně způsobilo nedostatek, je téměř nemožné zajistit, aby příští audit neodhalil stejné problémy. Kromě toho příliš mnoho společností opravuje zjištění uvedené v auditní zprávě, aniž by vynaložilo více času a úsilí na určení, zda nedostatek představuje spíše trvale se vyskytující problém. Pamatujte si, že audit je vzorkování, takže všechna data v rámci auditu nemusí být vždy zcela přesná a v ideálním případě je nutné je přezkoumat.
Typická selhání, která se mohou vyskytnout ve fázi následné kontroly v procesu auditu, zahrnují nepochopení záměru nálezu, nepřidělení odpovědnosti za sledování nálezu, nesledování nálezů až do konce, neschopnost jasně dokumentovat, co bylo provedeno nebo nepřidělení zdrojů. Tento poslední krok procesu auditu je zdaleka nejobtížnější na implementaci a je zdrojem většiny selhání auditu.
Potřebuji pomoc s auditem BOZP
Mohlo by vás zajímat:
V brzké době vás budeme kontaktovat.
Přidejte se k nám
Nejste si jisti tím, co je ze zákona povinné a potřebujete poradit? Rádi byste znali konkrétní cenu pro vaši organizaci? Vyplňte jednoduchý formulář a my vám obratem odpovíme nebo zpracujeme nabídku. Na dotazy či poptávky odpovíme během několika málo minut, nejpozději však do 24 hodin.
chci znát cenu dokumentace BOZP a PO
obecný dotaz
V brzké době vás budeme kontaktovat.
Přidejte se k nám
V brzké době vás budeme kontaktovat.
Přidejte se k nám
Společnost CRDR s.r.o. je pojištěna u Pojišťovny VZP, a.s. na pojištění odpovědnosti za škodu z provozní činnosti v oblasti BOZP a PO, pod číslem smlouvy 1200112441, se základním pojistným limitem 20 000 000,- Kč. Certifikát o pojištění poskytneme na vyžádání.
Vyberte ze seznamu:
● Jsem zaměstnavatel
● Jsem živnostník (mám-li zaměstnance)
● Jsem majitel objektu
● Jsem developer/investor
Zda vaše aktuální agenda odpovídá legislativě snadno ověříme jednoduchým vstupním auditem BOZP a PO. Zkontrolujeme nejen potřebné dokumenty, ale také fyzický stav vašich provozoven. Upozorníme vás na nedostatky a pomůžeme vám je odstranit. Výstupem auditu BOZP je závěrečná zpráva s konkrétními body a doporučením, jak vše uvést do legislativního pořádku. Audit BOZP a PO můžete objednat jak jednorázově tak i opakovaně.
Rozsah auditu je předem dohodnut se zákazníkem, nejčastěji se však jedná o následující:
BOZP-SYSTEM byl úspěšně prověřen soudními znalci ze Znaleckého ústavu bezpečnosti a ochrany zdraví, z.ú., jako vhodný nástroj pro školení zaměstnanců prostřednictvím e-learningu, který splňuje veškeré legislativní požadavky z hlediska BOZP a PO (znalecký posudek č. 004-02/2016).
